Региональный информационный центр Общероссийской сети распространения правовой информации КонсультантПлюс
На главную  /  Новости

Новости

КАДРОВИКОВ ШТРАФУЮТ

13 Марта 2018 г.

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Что случилось?

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • трудовой договор; 
  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • анкету сотрудника;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами. А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.). Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так: предупреждение; наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей; наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей; административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

Источник: http://ppt.ru/news/141379


ВСЕ НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ЗДЕСЬ


К списку новостей

2017 © ООО "Консультант Плюс Чувашия" Телефон 239-049